Τιμολόγια και Όροι & Προϋποθέσεις

Τιμολόγια EasyWebshop επικεντρώνεται στο λογισμικό για ηλεκτρονικά καταστήματα, αλλά προσφέρει επίσης μια εκτεταμένη εφαρμογή τιμολόγησης για τους Business πελάτες της.

Πριν προσφέρουμε αυτή τη δυνατότητα, παρατηρήσαμε ότι οι πελάτες μας έπρεπε να δημιουργούν τιμολόγια χειροκίνητα σε μια εφαρμογή γραφείου ή να χρησιμοποιούν εξωτερικό λογισμικό τιμολόγησης. Αυτό ήταν χρονοβόρο, δυσκίνητο και μερικές φορές δαπανηρό.

Ως εκ τούτου, δημιουργήσαμε τη δική μας εφαρμογή τιμολόγησης γενικού σκοπού. Δημιουργεί τιμολόγια και τα αποστέλλει αυτόματα με ηλεκτρονικό ταχυδρομείο με βάση τα δεδομένα των εισερχόμενων παραγγελιών. Αφού ρυθμιστούν όλες οι παράμετροι όπως επιθυμείτε μπορεί και εξοικονομεί πολύ χρόνο.

Τιμολόγηση

Δυνατότητες τιμολόγησης

Τα δεδομένα του τιμολογίου συμπληρώνονται αυτόματα και κάθε πεδίο μπορεί να επεξεργαστεί
Εξατομίκευση του προτύπου του τιμολογίου, όπως προσθήκη φωτογραφιών προϊόντων και προσαρμοσμένων κειμένων
Η δυνατότητα προσαρμογής του υπολογισμού του τιμολογίου
Λήψεις PDF
Ενσωμάτωση προτύπου UBL (Universal Business Language) για εξαγωγή σε λογιστικές εφαρμογές
Δυνατότητα δημιουργίας τιμολογίων proforma, πιστωτικών σημειωμάτων, δελτίων συσκευασίας και αποδείξεων
Αυτόματη αρίθμηση τιμολογίων με λειτουργία επαναφοράς
Δυνατότητα αποστολής τιμολογίων με email σε λογιστή και λογιστικές εφαρμογές
Αυτοματοποιημένη λήψη και αποστολή τιμολογίων μέσω ηλεκτρονικού ταχυδρομείου
Πολυγλωσσική (20 γλώσσες) και υποστήριξη UTF-8
Μέγεθος χαρτιού A4 και US Letter
Εύκολο και φιλικό προς το χρήστη περιβάλλον εργασίας

Τις ρυθμίσεις των τιμολογίων μπορείτε να τις βρείτε στο Ρυθμίσεις > Περισσότερες επιλογές > Τιμολόγια και φόρος.

Εάν το Τιμολόγια & Φόρος δεν εμφανίζεται στο μενού, αλλάξτε το επίπεδο εμπειρίας χρήστη σε Προχωρημένο, στο Ρυθμίσεις > Περισσότερες επιλογές > Επίπεδο εμπειρίας χρήστη.

Ρυθμίσεις τιμολογίων

Παράδειγμα τιμολογίου

Αυτό το κουμπί δημιουργεί ένα παράδειγμα τιμολογίου σε ένα νέο παράθυρο του προγράμματος περιήγησης. Μπορείτε να αλλάξετε τις παρακάτω ρυθμίσεις και να κάνετε ξανά κλικ σε αυτό το κουμπί για να δείτε το αποτέλεσμα. Μπορείτε επίσης να κάνετε μια δοκιμαστική παραγγελία στο δικό σας κατάστημα και να κατεβάσετε ένα πραγματικό τιμολόγιο στη διεύθυνση Διαχείριση > Παραγγελίες. Συνιστάται η πραγματοποίηση μερικών δοκιμαστικών παραγγελιών- αυτό σας επιτρέπει να βελτιώσετε τα τιμολόγιά σας.

Μέγεθος χαρτιού

Είναι δυνατή η δημιουργία τιμολογίων σε μορφή A4 και σε μορφή U.S. Letter.

Γλώσσα

Εδώ ορίζεται η γλώσσα του τιμολογίου. Από προεπιλογή είναι η προεπιλεγμένη γλώσσα του ηλεκτρονικού καταστήματος, αλλά μπορεί επίσης να οριστεί στη γλώσσα του πελάτη ή σε άλλη γλώσσα.

Πρόθεμα αριθμού τιμολογίου

Πρόκειται για ένα σταθερό πρόθεμα που θα εμφανίζεται πριν από τον αριθμό του τιμολογίου. Συνιστάται να χρησιμοποιείτε μόνο γράμματα και όχι αριθμητικούς χαρακτήρες. Η χρήση αριθμών μπορεί να προκαλέσει σύγχυση με τους αριθμούς των τιμολογίων.

Αριθμός τιμολογίου

Κάντε κλικ στον αριθμό τιμολογίου για να αποκτήσετε μια επισκόπηση των αριθμών τιμολογίων και των παραγγελιών που συνδέονται με αυτούς. Στο κάτω μέρος αυτής της σελίδας θα βρείτε ένα κουμπί Επαναφορά για να αποσυνδέσετε τα τιμολόγια από τις παραγγελίες και να ξεκινήσετε με νέους αριθμούς τιμολογίων. Η επαναφορά των αριθμών τιμολογίων δεν μπορεί να αναιρεθεί μετά το πάτημα του κουμπιού επιβεβαίωσης. Θα πρέπει να δημιουργήσετε νέα τιμολόγια.

Ημερομηνία λήξης

Αυτή η επιλογή σας επιτρέπει να ορίσετε τον αριθμό των ημερών πριν από την πληρωμή του τιμολογίου.

Χρώμα

Τα τιμολόγια, τα τιμολόγια Proforma, τα πιστωτικά σημειώματα, τα δελτία συσκευασίας και οι αποδείξεις μπορούν να έχουν ξεχωριστό χρωματικό πρότυπο για να διακρίνονται μεταξύ τους.

Τύπος γραμματοσειράς

Υπάρχουν διαθέσιμες 3 προεπιλεγμένες γραμματοσειρές: Sans serif, monospace (κάθε χαρακτήρας καταλαμβάνει την ίδια ποσότητα χώρου) και serif. Η εφαρμογή περιορίζεται σε αυτές τις γραμματοσειρές επειδή είναι εγκατεστημένες σε κάθε τύπο υπολογιστή και επομένως δεν χρειάζεται να προστεθούν στα δεδομένα του PDF. Αυτό εξασφαλίζει ότι το μέγεθος του αρχείου των τιμολογίων παραμένει μικρό. Επίσης, αυτές οι γραμματοσειρές είναι άνετες στην ανάγνωση, ώστε τα τιμολόγια να παραμένουν σαφή και χωρίς συγκεχυμένους χαρακτήρες.

Λογότυπο

Πρόκειται για ένα λογότυπο (αρχείο εικόνας) που θα εμφανίζεται πάνω αριστερά στα τιμολόγια σας.

jpg, .jpeg, .gif, .png
Μέγιστο μέγεθος αρχείου:
Μεγ: 5MB

Χρησιμοποιήστε τις λειτουργίες Resize και Crop για να πειραματιστείτε με διαφορετικά λογότυπα και μεγέθη μέχρι να έχετε το επιθυμητό αποτέλεσμα. Μπορείτε επίσης να χρησιμοποιήσετε λογισμικό επεξεργασίας εικόνας για να τελειοποιήσετε περαιτέρω το λογότυπό σας. Σας προτείνουμε τα GIMP και Paint.NET. Μερικές φορές πρέπει να προστεθεί λευκός χώρος στα πλάγια ή στο πάνω και στο κάτω μέρος, εάν το λογότυπο είναι πολύ μεγάλο για να χωρέσει στο τιμολόγιο.

Στοιχεία τιμολογίου

Τα στοιχεία της εταιρείας σας θα εμφανιστούν στο πάνω μέρος του τιμολογίου. Κάντε κλικ στον σύνδεσμο Ενημέρωση για να αλλάξετε τα στοιχεία της εταιρείας σας.

Κεφαλίδα

Η επικεφαλίδα είναι ένα προαιρετικό κείμενο που μπορεί να προστεθεί στο τιμολόγιο. Το κείμενο αυτό εμφανίζεται κάτω από τα στοιχεία της διεύθυνσης και πάνω από τα προϊόντα.

Πρωτοσέλιδο

Το υποσέλιδο είναι ένα προαιρετικό κείμενο που μπορεί να προστεθεί στο τιμολόγιο. Το κείμενο αυτό εμφανίζεται κάτω από τα προϊόντα και πάνω από τον υπολογισμό του τιμολογίου.

Υποσέλιδο 2

Το δεύτερο υποσέλιδο είναι ένα προαιρετικό κείμενο που μπορεί να προστεθεί στο τιμολόγιο. Το κείμενο αυτό εμφανίζεται κάτω από τον υπολογισμό του τιμολογίου και το συνολικό ποσό.

Εμφάνιση εικόνων προεπισκόπησης

Για κάθε προϊόν μπορεί να εμφανίζεται μια μικρογραφία (μικρή εικόνα) κάτω από τον κωδικό του προϊόντος. Αυτό λειτουργεί μόνο εάν το προϊόν μπορεί να βρεθεί στη διαχείριση προϊόντων. Δεν λειτουργεί για διαγραμμένα προϊόντα.

Προσθήκη σελίδας όρων και προϋποθέσεων

Μπορείτε να προσθέσετε μια σελίδα με όρους και προϋποθέσεις. Το κείμενο μπορεί να οριστεί σε πολλές γλώσσες στο Ρυθμίσεις > Περισσότερες επιλογές > Όροι και προϋποθέσεις. Στην παρακάτω ενότητα εξηγείται λεπτομερέστερα η ρύθμιση των όρων και προϋποθέσεων.

Τιμολόγιο με ηλεκτρονικό ταχυδρομείο

Εδώ μπορείτε να ορίσετε τους προορισμούς στους οποίους θα αποσταλεί το τιμολόγιο. Από προεπιλογή, το τιμολόγιο θα σταλεί στον πελάτη σας και ένα αντίγραφο θα σταλεί σε εσάς. Τα τιμολόγια δεν αποθηκεύονται στο back office, μπορείτε να τα αποθηκεύσετε στο γραμματοκιβώτιό σας. Είναι δυνατή η προσθήκη επιπλέον διευθύνσεων ηλεκτρονικού ταχυδρομείου. Αυτό μπορεί να είναι ένα άτομο που διαχειρίζεται τη διαχείριση, ένας λογιστής ή μια λογιστική εφαρμογή.

Μπορείτε να προσθέσετε το τιμολόγιο PDF ως συνημμένο στο email.
Για τους λογιστές και τις λογιστικές εφαρμογές μπορείτε να χρησιμοποιήσετε το UBL-πρότυπο για την αυτόματη επεξεργασία των τιμολογίων σας.

Αφού προβάλετε ένα τιμολόγιο, μπορείτε να το στείλετε κάνοντας κλικ στο εικονίδιο Τιμολόγιο με ηλεκτρονικό ταχυδρομείο στο κάτω μέρος του παραδείγματος τιμολογίου.

Αυτοματοποιημένες ενέργειες

Για να εξοικονομήσετε χρόνο, το τιμολόγιο μπορεί να μεταφορτωθεί (σε μορφή PDF ή UBL), να του ανατεθεί ένας αριθμός τιμολογίου και να αποσταλεί αυτόματα με το άνοιγμα του τιμολογίου. Σε αυτή την ενότητα, μπορείτε να επιλέξετε τις ενέργειες που θέλετε να εκτελούνται αυτόματα.

ΦΠΑ

Εδώ μπορείτε να ορίσετε αν οι τιμές στο κατάστημά σας προσφέρονται με ή χωρίς ΦΠΑ. Ορίστε το μόνο μία φορά. Η αλλαγή αυτής της ρύθμισης προκαλεί μεγάλη σύγχυση στους πελάτες σας. Επιπλέον, τα τιμολόγια από προηγούμενες παραγγελίες θα υπολογιστούν λανθασμένα, επειδή αυτές οι παραγγελίες έχουν γίνει με άλλη μέθοδο υπολογισμού του φόρου.

Φορολογικός συντελεστής

Εδώ μπορείτε να ορίσετε έως και τρεις φορολογικούς συντελεστές. Για παράδειγμα, για το Βέλγιο: 21%, 12% και 6%, για τις Κάτω Χώρες 21%.

Δεν χρεώνετε ΦΠΑ εκτός Ευρώπης (ΕΟΧ)

Επιλέξτε αυτή την επιλογή εάν δεν θέλετε να χρεώνεται ΦΠΑ για παραγγελίες με χώρα τιμολογίου πελάτη εκτός Ευρώπης.

Δεν χρεώνετε ΦΠΑ για ξένες εταιρείες της ΕΕ (EEA)

Αυτό σας επιτρέπει να διασφαλίσετε ότι ο ΦΠΑ είναι 0% για παραγγελίες B2B από άλλη ευρωπαϊκή χώρα. Για παράδειγμα, αν μια σουηδική εταιρεία πουλάει ένα προϊόν σε μια δανική εταιρεία ή το αντίστροφο. Οι πελάτες σας χρειάζονται έναν έγκυρο αριθμό ΦΠΑ για να λειτουργήσει αυτό.

Διαδικασία πληρωμής B2B / B2C

B2B + B2C: κατά τη διάρκεια, οι πελάτες μπορούν να επιλέξουν μεταξύ Ιδιωτική ή Επιχειρηματική Αυτή είναι η προεπιλεγμένη ρύθμιση.
B2C: οι πελάτες σας δεν μπορούν να εισάγουν επωνυμία εταιρείας ή αριθμό ΦΠΑ. Αυτό απλοποιεί τη διαδικασία πληρωμής. Οι τιμές των προϊόντων χωρίς ΦΠΑ δεν εμφανίζονται στο κατάστημά σας.
B2B: οι πελάτες σας μπορούν να εισάγουν ένα όνομα εταιρείας και έναν αριθμό ΦΠΑ κατά τη διάρκεια της πληρωμής.
Απαιτείται αριθμός ΦΠΑ B2B: όπως και στο B2B, αλλά ο αριθμός ΦΠΑ επαληθεύεται στο Σύστημα ανταλλαγής πληροφοριών ΦΠΑ της Ευρωπαϊκής Ένωσης. Λάβετε υπόψη ότι το VIES της ΕΕ έχει τακτικές διακοπές- οι πελάτες σας δεν θα μπορούν να κάνουν παραγγελία κατά τη διάρκεια διακοπής λειτουργίας του VIES.

Άνοιγμα και προβολή τιμολογίων

PDF Τα τιμολόγια δημιουργούνται στην προεπιλεγμένη μορφή PDF Μπορείτε να ανοίξετε αρχεία .pdf με μια εφαρμογή ανάγνωσης PDF, παραθέτουμε παρακάτω μερικές συνιστώμενες εφαρμογές ανάγνωσης PDF ανοικτού κώδικα:

Αλλαγή αριθμών τιμολογίων

Οι αριθμοί τιμολογίων εκχωρούνται αυτόματα σε κάθε τιμολόγιο ακολουθώντας τον υψηλότερο υπάρχοντα αριθμό τιμολογίου. Η εκχώρηση του νέου αριθμού τιμολογίου πραγματοποιείται τη στιγμή της λήψης ή της αποστολής του τιμολογίου με ηλεκτρονικό ταχυδρομείο.

Κατά τη λήψη ενός τιμολογίου, μπορείτε να αλλάξετε τον αριθμό τιμολογίου στο κάτω μέρος της σελίδας. Ο επόμενος αριθμός τιμολογίου θα ξεκινήσει από τον τελευταίο αριθμό τιμολογίου που σας δόθηκε. Αυτό σας επιτρέπει να επιλέγετε ακριβώς ποιος αριθμός δίνεται σε κάθε τιμολόγιο. Είναι δυνατό να παραλείψετε τους αριθμούς τιμολογίων των παραγγελιών που προέρχονται από παραγγελίες εκτός του καταστήματός σας ή να δημιουργήσετε διπλούς αριθμούς τιμολογίων (αν αυτό θα ήταν επιθυμητό). Επειδή ο υψηλότερος αριθμός τιμολογίου χρησιμοποιείται πάντα για το επόμενο τιμολόγιο, είναι αδύνατο να δημιουργηθούν αυτόματα διπλοί αριθμοί τιμολογίων.

Ως χρήστης έχετε πάντα την ελευθερία να επιλέγετε τους αριθμούς τιμολογίων, αλλά με την πιθανή συνέπεια να κάνετε λάθος. Συνιστούμε να αφήνετε το σύστημα να εκχωρεί αυτόματα αριθμούς τιμολογίων. Με αυτόν τον τρόπο, δεν θα προκύψουν ποτέ κενά και διπλοί αριθμοί τιμολογίων.

Στις ρυθμίσεις τιμολογίων, κάντε κλικ στον αριθμό τιμολογίου για να αποκτήσετε μια επισκόπηση των αριθμών τιμολογίων και των παραγγελιών που συνδέονται με αυτούς. Στο κάτω μέρος αυτής της σελίδας θα βρείτε ένα κουμπί Επαναφορά για να αποσυνδέσετε τα τιμολόγια από τις παραγγελίες και να ξεκινήσετε με νέους αριθμούς τιμολογίων. Η επαναφορά των αριθμών τιμολογίων δεν μπορεί να αναιρεθεί μετά το πάτημα του κουμπιού επιβεβαίωσης. Θα πρέπει να δημιουργήσετε νέα τιμολόγια.

Πολυγλωσσικοί όροι και προϋποθέσεις

Όροι του ηλεκτρονικού καταστήματος Οι όροι και οι προϋποθέσεις μπορούν να οριστούν σε πολλές γλώσσες στο Ρυθμίσεις > Περισσότερες επιλογές > Όροι και προϋποθέσεις.

Εάν οι Όροι και προϋποθέσεις δεν εμφανίζονται στο μενού, ρυθμίστε πρώτα το επίπεδο εμπειρίας χρήστη σε Προχωρημένο, στο Ρυθμίσεις > Περισσότερες επιλογές > Επίπεδο εμπειρίας χρήστη.

Οι όροι και προϋποθέσεις μπορούν να βρεθούν:

Στο κάτω μέρος της ιστοσελίδας σας χρησιμοποιώντας τον σύνδεσμο "Όροι και προϋποθέσεις", με δυνατότητα εκτύπωσης
Ο πελάτης πρέπει να αποδεχτεί τους όρους και τις προϋποθέσεις στο τελευταίο βήμα της πληρωμής
Στη δεύτερη σελίδα που περιλαμβάνεται στα τιμολόγιά σας

Διατηρήστε τη διάταξη των όρων και προϋποθέσεων απλή. Δεν υπάρχει λόγος να χρησιμοποιείτε πολλές σημάνσεις κειμένου, εκτός από τις παραγράφους. Επειδή το κείμενο αυτό εμφανίζεται σε σελίδες HTML και σε έγγραφα PDF, η διάταξη μπορεί να είναι διαφορετική και στις δύο περιπτώσεις.

Δήλωση απορρήτου

Από τις 25 Μαΐου 2018, κάθε οργανισμός που επεξεργάζεται ή ελέγχει προσωπικά αναγνωρίσιμες πληροφορίες για κατοίκους της ΕΕ πρέπει να εφαρμόζει αυστηρά οργανωτικά και τεχνικά μέτρα για να συμμορφώνεται με τον Γενικό Κανονισμό Προστασίας Δεδομένων (ΓΚΠΔ).

Μπορείτε να καταστήσετε το ηλεκτρονικό σας κατάστημα συμβατό με τον GDPR στο Ρυθμίσεις > Περισσότερες επιλογές > Δήλωση απορρήτου.

Επόμενη σελίδα: Ρύθμιση των εξόδων αποστολής

Starter wiki

Συχνές ερωτήσεις Επαφή